El parásito de la manzana

Estas últimas semanas he tenido la oportunidad de usar Things, una de las aplicaciones de gestión de tareas que más de moda está últimamente (supongo que por la sencillez de uso con la que promulga).  Lo cierto es que nunca me había planteado utilizar una aplicación de este tipo, ya que soy una persona con muy buena memoria y bastante organizada, pero el lanzamiento de una versión para iPhone e iPod Touch me ha animado a darle una oportunidad (de hecho, me ha permitido darle un uso más intensivo).

Actualmente podemos descargar de forma gratuita una versión preliminar de Things que corre tanto en Tiger (10.4.11) como en Leopard. La versión final, que tiene previsto ver la luz en otoño de este mismo año, incorporará un puñado de nuevas e interesantes funcionalidades (como la sincronización entre varios Macs o el soporte para tareas en equipo, entre otras) al precio de 39 $.

Me imagino que lejos de correr a descargarla, muchos de vosotros (como hice yo en su momento) os estaréis preguntando: ¿necesito Things? ¿Cómo propone que me organice? Bien, una vez ejecutada, la aplicación presenta el siguiente aspecto:

Como podéis ver, la apariencia gráfica no dista mucho de la habitual de cualquier aplicación de Mac OS X: una columna a la izquierda en la que se listan una serie de secciones y un panel en la parte derecha sobre el que se muestra el contenido de cada una de ellas. Pero, ¿para qué se supone que son todas estas secciones? Bueno, tienen un carácter eminentemente clasificativo, pero al mismo tiempo, las categorías en las que se encuadran proponen flujos de trabajo sobre los que colocar las tareas que vayamos añadiendo. De esta forma, se optimiza la consecución de objetivos y el tiempo que empleamos en crearlos y organizarlos. No obstante (y esta flexibilidad es una de las ventajas de Things), no es necesario seguir el flujo propuesto o crear elementos en cada una de estas secciones, sino que cada uno las adapta a su forma de organizarse.

1. Recopila

Ésta es la primera fase por la que atraviesa la realización de tareas: estás delante de tu Mac, algo viene a tu cabeza y necesitas apuntarlo. En este sentido, Things ofrece una forma muy rápida de añadir elementos mediante un panel flotante que se activa con un atajo de teclado universal, de forma que no sea necesario traer la ventana de la aplicación al primer plano ni tampoco ocultarla para seguir con lo que estábamos haciendo antes de que se nos encendiera la bombilla.

Introduces la información del nuevo elemento moviéndote con el tabulador por los diferentes campos, pulsas Enter y listo, tarea añadida a la sección seleccionada. Personalmente, me parece todo un acierto, pues si tengo las dos manos en el teclado, odio soltarlo para coger el ratón (además, este atajo de teclado es configurable en las preferencias).

Como se puede ver en la captura del panel de nuevo elemento, nuestra tarea quedará definida por una breve descripción, a la que también podemos añadir etiquetas (de las que hablaremos más adelante), anotaciones adicionales, una fecha límite e, incluso, la sección donde caerá.

2. Céntrate

Aunque una simple lista de tareas puede resultarnos suficiente para organizarnos, Things nos ofrece la posibilidad, en una segunda etapa, de clasificarlas de acuerdo al plazo en que debemos llevarlas a buen puerto. Así, para plazos cortos de tiempo disponemos de las secciones Hoy y Siguiente, mientras que para plazos más amplios, está la sección Algún día.

De este modo, en Hoy tendríamos un subconjunto de todas las tareas que hemos añadido a Siguiente, y que habremos ido trasladando con una frecuencia diaria. Los elementos en Algún día permanecerán en dicha sección mientras no decidamos pasarlos a Siguiente o, incluso, a Hoy.

Por otro lado, e independientemente de esta distinción a corto o largo plazo, tenemos la sección Programado, pensada para objetivos cuya fecha de realización conocemos de manera exacta y para objetivos que se repiten en el tiempo con una cierta frecuencia.

3. Organiza

Por último, y como colofón a esta orgía organizativa, Things también nos permite englobar nuestros objetivos (más o menos organizados en el tiempo) dentro de proyectos más amplios (que a su vez pueden formar parte de áreas). El uso de proyectos está recomendado para aquellos objetivos que se componen de varios pasos para ser completados, mientras que un área de responsabilidad puede estar compuesta por proyectos y elementos individuales.

En cualquier caso, e independientemente de la forma en que utilicéis Things, la aplicación dispone de un registro donde van a parar todas las tareas completadas, así como una papelera de reciclaje donde se almacenan los elementos eliminados. También me gustaría destacar el sistema de etiquetas que permite filtrar las tareas pendientes de una forma realmente rápida.

A grandes rasgos, esto es todo lo que ofrece la versión de escritorio de Things. Sé que puede resultar bastante intimidante en un principio, pero mi consejo es que vayáis utilizando la aplicación en función de vuestras necesidades. En la segunda parte hablaré de la versión móvil de la aplicación que hay disponible en el AppStore.